Det är omöjligt att föreställa sig ett modernt kontor i ett företag utan en minitelefonbyte. När allt kommer omkring är denna enhet ansvarig för att organisera högkvalitativ internkommunikation och rationell användning av stadstelefonlinjer. Idag är kampen mellan kontorsarbetare för rätten att ringa från det enda tillgängliga numret en saga historia. Numera löses detta problem med externa och interna linjer. Antalet fasta telefonnummer behöver inte ökas. Hur väljer jag en PBX för kontoret och hur installeras den? Du hittar svar på dessa och andra frågor i den här artikeln.
Vad är en PBX?
Office PBX är en liten automatisk telefonväxel. Den är utformad för att betjäna ett litet antal stadsnummer. Med en sådan enhet har företaget råd att inte tilldela en separat rad för varje nummer som används. Detta leder till lägre samtalskostnader.
PBX koncentrerar belastningen på linjen. På grund av det faktum att var och en av dem används mer intensivt kan företaget vägra en del av det fasta numret eller säkerställa att företaget fungerar normalt om det är brist på dem.
Principen för drift av mini-automatiska telefonsentraler för ett kontor liknar arbetet i multikanalsstationer där telefonkommunikationsoperatörer arbetar. Skillnaden är bara i antalet serverade rum. För en kontorsinstallation är detta nummer mycket mindre. Mini-ATS kännetecknas också av en uppdelning i interna och externa linjer.
Hur väljer jag en PBX för kontoret? Läs mer om detta nedan.
Hur väljer jag ett kontor PBX?
För att göra rätt val när du köper en PBX måste du bestämma inmatningsdata och ange önskade kriterier.
Ingång hänvisar till antalet fasta linjer tillgängliga och önskat antal arbetsförlängningar. Standardfördelningen är denna: varje stadslinje motsvarar 3-4 inhemska. I vilket fall som helst, när du bestämmer antalet servicelokaler, rekommenderas det att du konsulterar en specialist för att installera en PBX för kontoret. Den minsta kapaciteten för en sådan enhet är 3 fasta linjer och 8 interna abonnenter.
Det är nödvändigt att klargöra om det efter installationen av kontoret PBX kommer att förbli fria externa och interna kanaler. En sådan bestånd bör inte vara stor, men med dess fullständiga frånvaro inom en snar framtid kan ett antal problem uppstå. Vi får inte glömma de interna linjerna för fax och modem.
Du bör också bestämma om tillverkaren. Panasonic och LG är de populäraste företagen som producerar PBX för kontoret.
Det finns ett antal viktiga frågor som du bara behöver diskutera med en PBX-anslutningsspecialist:
- närvaron av en inbyggd adapter för anslutning av avbrottsfria batterier;
- behovet av ett kontaktdon för en dator som genomför förhandlingsprotokoll;
- möjligheten att ställa in lastfördelningsläget jämnt på var och en av stadslinjerna.
Nu vet du hur du väljer en PBX för kontoret. Det är dags att lära sig mer om enhetens huvudfunktioner.
De viktigaste funktionerna som är utrustade med en PBX
Office PBX har följande huvudfunktioner:
- Vidarekoppling Denna funktion är den mest populära, oavsett företagets typ av aktivitet. Det låter dig omdirigera ett inkommande samtal till ett fax eller en specifik anställd i företaget. För att göra detta, ring bara rätt anknytningsnummer på systemtelefonen och lägg på. Utomhuspartiet kommer att höra melodin tills en ny anslutning upprättas. Om en specifik anställd inte är på plats eller hans linje är upptagen kommer det externa samtalet att returneras till systemtelefonen.
- "Avlyssning" av ett samtal. Den här funktionen är nödvändig när en av de anställda gick till ett annat skrivbord och då ringde hans telefon. PBX för kontoret tillåter denna anställd att ringa samtalet även när han rör sig runt omkretsen. För detta måste den anställda ringa en viss kombination av nummer på någon av enheterna.
- Ta emot ett samtal under ett samtal. Om ett parallellt samtal anländer under ett samtal hörs en viss signal i luren. Genom att skriva en enkel kod kan du besvara det här samtalet.
- Anslutningsorder. Vid misslyckade försök att nå ett fast telefonnummer som ständigt är upptaget måste du slå en speciell kod. PBX meddelar dig att den erforderliga linjen har släppts och anslutningen kommer att upprättas automatiskt.
- "Följ mig." Med den här funktionen kan du omdirigera till något av de interna numren i kontorets omkrets. Således kanske den anställda inte är på arbetsplatsen, men alla hans inkommande samtal accepteras av honom.
- Konferenssamtal. Med den här funktionen kan du ansluta en eller flera ytterligare deltagare till en telefonsamtal. Konferensdeltagare kan vara både interna och externa prenumeranter.
- Anslutning till konversationen. Tack vare denna funktion kan chefen när som helst ansluta till någon av sina underordnade, även om ett telefonsamtal hålls i det ögonblicket. Endast en abonnent med lämplig prioritetsnivå kan ansluta till konversationen. Denna process åtföljs av en ljudsignal. Motsvarande prioritetsnivåer tilldelas under installation och konfiguration av PBX.
Ytterligare funktioner i PBX
Förutom de grundläggande funktionerna som Office PBX har som standard finns det ett antal ytterligare funktioner som är användbara i ett visst fall. Några av dem beskrivs nedan.
Om receptionisten är upptagen på systemtelefonen kan ett inkommande samtal stå i kö. Den externa abonnenten hör inte ett pip, utan ett röstmeddelande som du kan skapa själv. Detta kan vara antingen ett reklammeddelande eller en enkel förfrågan om att stanna kvar.
Ett annat alternativ att lindra sekreteraren lite är att ge rätten till externa prenumeranter att själva ringa upp det nödvändiga interna numret för en viss anställd.
Möjligheten att använda talprocessorer låter dig utrusta varje tillägg med en telefonsvarare. Dessutom gör en sådan röstbrevlåda det möjligt att behandla inkommande samtal utan att involvera operatörer.
För att avgöra vilken av de anställda som ringde vilka långväga eller internationella samtal, är det möjligt att utfärda en personlig kod till var och en av de anställda, med vilken en person kommer att kunna använda fjärrkommunikation. Om den anställda inte har en speciell uppsättning nummer, kommer han inte att kunna ringa avgiftslinjen.
Nedan beskrivs både standard- och moderna typer av kontors-PBX: er.
Analog PBX
Analoga PBX kan användas när antalet interna prenumeranter inte är mer än femtio och höga krav inte ställs på telefonnätets funktionalitet.
Sådan utrustning omvandlar tal till en pulserad eller kontinuerlig elektrisk signal vars amplitud varierar. Hittills kan analoga mini-PBX-enheter tjäna upp till 46 portar.
Den största fördelen med sådan utrustning är lägre kostnader jämfört med digitala med samma kapacitetsindikatorer. Nackdelen med analoga PBX är ett litet antal servicefunktioner.
Digital PBX
Digitala PBX: er kan tjäna mer än 50 portar. Sådan utrustning omvandlar tal till binära pulsströmmar med användning av en pulskodmoduleringsteknik.
Digitala PBX: er har en högre kostnad jämfört med analoga. Men tack vare detta har en sådan enhet ett stort antal servicefunktioner. Dessutom är dessa PBX: er mycket lättare att installera på kontor.
Trådlös PBX
Trådlösa PBX: er för kontoret ger anställda mobilitet och kräver inte kablar. När du använder en sådan enhet har arbetare trådlösa telefoner med vilka de kan röra sig runt hela omkretsen.
Till skillnad från mobiltelefoner är trådlöst gratis. Kapaciteten för sådana mini-automatiska telefonsentraler kan ökas utan problem. Funktionen för denna anslutning kräver inte tillstånd.
Till skillnad från trådbundna telefoner är radioapparater skyddade från lyssnande och hemlig anslutning. Ljudkvaliteten när du använder en trådlös PBX kännetecknas som hög.
Virtuell PBX
Virtuell PBX för kontoret är en produkt av den senaste tekniken. Det är beläget på servern hos Internetoperatören, kräver inte inköp av extra utrustning och fungerar på basis av det nätverk som finns tillgängligt på kontoret.
Vid användning av sådan utrustning reduceras kommunikationskostnaderna till ett minimum. Vid behov utförs kapaciteten för denna PBX mycket snabbt.
Om kontoret har ändrat plats behöver du inte ändra tillgängliga telefonnummer. Det finns inte heller något behov av att ringa specialister för att installera och ansluta en sådan PBX - all kontroll utförs via Internet.
PBX med GSM
Mini PBX GSM för kontor är utformad för att organisera telefonkommunikation på de platser där det inte finns någon möjlighet till en vanlig linje, men det finns en signal från en mobiloperatör.
GSM-gateway hjälper till att öka antalet externa linjer, samtidigt som det ger lägre kontorkostnader för mobil kommunikation. Dess installation är möjlig i alla byggnader, stad eller länder där ditt IP-nätverk kommer att vara tillgängligt. En mini-PBX för ett kontor som använder sådan utrustning ger möjlighet att ringa så många mobilsamtal som möjligt med hjälp av en Internet- eller företagskurs när de ligger under den normala kostnaden för samtal.
Installation av kontor PBX
Installation av PBX för kontoret inkluderar design och konfiguration. Om du lyssnar till en specialist från att ansluta sådan utrustning måste du bestämma de mest relevanta alternativen för dig och den nödvändiga kapaciteten för telefonbörsen.
Nästa steg i installationen är installation av utrustning. Vanligtvis finns det i ett specialskåp. Efter att ha anslutit externa och interna portar, korsas och markeras alla kablar och processen för inledande testning av systemet genomförs.
Nästa steg är programmering och konfiguration av PBX. Denna process är rent individuell för en viss klient, eftersom önskningarna och kraven hos var och en är olika.
Om företagets kontor är belägna i flera byggnader, bör var och en av dem skapa sin egen PBX, som kommer att interagera med varandra med en digital eller analog trunk. Vanligtvis används en systemtelefon, installerad med sekreteraren. De återstående anställda bör förses med konventionella apparater. Om det blir nödvändigt att förse alla anställda med systemtelefoner kommer det att behövas köpa ytterligare systemkort för PBX, vilket kommer att medföra ytterligare kostnader.
