Alla vet ordet protokoll. Kontorsanställda hör det regelbundet under möten, poliser använder det i sin yrkesverksamhet, och statschefer och diplomater tvingas följa de regler som dikteras dem. Vad är ett protokoll? Vi kommer att ta reda på det nedan.
Betydelsen av begreppet protokoll
Som ett betydande antal andra termer har detta ord flera betydelser. Det beror på det aktivitetsfält där det önskade konceptet används. Så vi kommer att överväga de vanligaste situationerna när det är vanligt att prata om ett protokoll.
Om vi talar om affärsmiljön är protokollet ett dokument som beskriver händelsen (möte, möte, styrelse etc.).
Vi nämnde redan ovan om polisen, som också ofta utarbetar ett liknande dokument. I det här fallet antyds faktumet om ett brott eller ett brott.
I det internationella formatet är ett protokoll en uppsättning regler som bör följas vid officiella möten mellan regeringstjänstemän och diplomatiska tjänstemän. Till exempel finns det ett protokoll för möten mellan statschefer eller ett besök hos presidenten.
I den här artikeln kommer vi dock att fokusera på begreppet affärsprotokoll.
Mötesprotokoll
Affärsmöten är en integrerad del av alla processer i en affärsmiljö. De kan passera officiellt, med hänsyn till den angivna tiden och endast i kontorsbyggnaden. Informella affärsdatum är också mycket populära. I det andra fallet kan du göra det utan protokollbekräftelse av konversationen. Om mötet är officiellt måste det vara skriftligt i enlighet med alla regler.
Protokollet bevaras av en sekreterare eller annan person med sådan behörighet. För att hålla jämna steg med konversationen, försök att ta reda på en ungefärlig lista över frågor som kommer att diskuteras vid mötet. Närvaron av en röstinspelare kommer inte att vara överflödig, för att inte missa detaljerna, eftersom protokollet är en mycket detaljerad beskrivning av en affärshändelse.
Namnen på de närvarande och frånvarande bör registreras. För dig själv kan du göra anteckningar om platsen för alla som kom till mötet, så att författarskapet till vissa ord kan anges utan fel.
I början av varje möte fastställs proceduren för att behandla frågor, se till att skriva det ordfört.
Om mötet hade en omröstning, ange dess resultat (hur många som röstade för och hur många som röstade emot). I händelse av att det fanns ett litet antal personer närvarande vid mötet har du också möjlighet att notera namnen och efternamnet på alla som röstade.
Släpp inte protokollets körning i en lång ruta, för under denna tid kan du glömma mötets detaljer.
Förhandlingsprotokoll
Förhandlingar skiljer sig från ett vanligt affärsmöte eftersom de vanligtvis diskuterar en eller ett par frågor som spelar en stor roll för båda parter. I detta fall är protokollet en möjlighet att fixa alla nyanser i konversationen och parternas krav. Frågan som inte alltid behandlas löses omedelbart efter de första förhandlingarna, så styrelseledamöter eller andra anställda behöver tid och fullständig information om mötet.
Förhandlingsprotokollet upprättas enligt samma princip som alla affärsdokument.
Det är nödvändigt att ange datum för den beskrivna händelsen, dokumentnummer och fullständig version av namnet. Följande är en introduktion, som nödvändigtvis anger listan över deltagare och de viktigaste frågorna för diskussion.
I huvuddelen delas information vanligtvis upp i tre delar: ”Lyssnat”, ”Talat”, ”Beslutat.” I den fullständiga versionen av protokollet citeras ordet för alla talare ordförråd. I vissa fall dupliceras också ett extrakt från protokollet, vilket duplicerar en viss del av det.
