Ett evenemang betyder ett möte som planeras och hålls med deltagande av en grupp människor: en semester, ett affärsmöte, ett idrottsevenemang, ett barnparty, en reklamkampanj, etc. Eftersom evenemanget oftast deltas av ett stort antal deltagare är det oerhört viktigt att ta hand om säkerheten för alla inbjudna, liksom att de var bekväma, ingen var uttråkad, det fanns inga klagomål om menyn, artisternas prestanda, mötesrumets design osv. För att undvika obehagliga överraskningar måste du vara försiktig Men för att förbereda.
Förberedelse av evenemang börjar med planering. Det är bättre att oroa sig för hur man planerar evenemanget i förväg. Ju mer tid kvar till ett betydande datum, desto fler möjligheter att tänka över, väga, undvika misstag och negativ feedback från deltagarna. Planer görs i enlighet med händelsens detaljer, men det finns allmänna rekommendationer för planering.
Vad du ska planera
Först och främst målet. Inget evenemang hålls precis som det. Företagsledare vill uppnå vissa resultat: bildandet av en företagskultur, marknadsföring av varor på marknaden, utvidgning av plattformar för företag, rally av anställda, firandet av årsdagen (officiellt erkännande av hans meriter till företaget), etc. Det viktigaste är att målet ska vara konkret, tydligt formulerad och uppnåbar. Tillsammans med syftet bestäms också typ av evenemang (buffé, picknick, semester i vattenparken, etc.).
Nästa planeringsstadium är budgeten. Oavsett hur hårt arrangören försöker kommer det inte att vara möjligt att förverkliga alla kreativa idéer om budgeten inte tillåter detta. Innan du bestämmer dig för hur du utarbetar en handlingsplan måste du därför besluta om ekonomi.
Följande artiklar beaktas:
- antal och kön på gäster (nödvändigt för att göra menyn, urval av drycker);
- plats för evenemanget;
- design och teknisk utrustning;
- transport (om evenemanget är borta);
- fotografering och videoinspelning;
- värdens inbjudan, konstnärer;
- priser och presenter;
- Media täckning av händelsen (vid behov).
frågeformulär
När du har klargjort ovanstående frågor kan du börja sammanställa enkäter för inbjudna. Så det blir lättare att ta hänsyn till gästernas önskemål. Enligt undersökningsresultaten kanske du måste göra anpassningar av planen och uppskatta. Vi erbjuder en ungefärlig lista med frågor:
- Planerar du att delta i evenemanget?
- Om du inte planerar att delta i evenemanget, av vilken anledning?
- Hur fick du reda på om evenemanget?
- Hur var registreringen för deltagande i evenemanget (väldigt enkelt, enkelt, utan problem, med mindre svårigheter, några svårigheter)?
- Har du några önskningar på menyn?
- Vem betalar för ditt deltagande i evenemanget?
- Vilka ämnen, diskussionsfrågor är du intresserad av?
- Har du några frågor om evenemanget, vilka?
- Har du frågor till evenemangets värd, vilka?
- Hur vill du få information om evenemanget (adress, e-post, telefon)?
- Övrigt.
Frågorna justeras beroende på händelsens typ och innehåll. Det viktigaste är att utarbeta ett frågeformulär så att arrangören får alla de svar han är intresserad av. Detta kommer att hjälpa till att avgöra hur man utarbetar en handlingsplan för att undvika alla slags missförstånd. Så muslimska affärspartners under banketten kommer inte att beröra fläsk (vilket innebär att menyn bör innehålla rätter från kyckling, kalkon), och skämt från det ledande företagspartiet kan tyckas för vissa människor inte roligt. Naturligtvis bör undersökningen vara anonym.
Efter att informationen har samlats in, fortsätter medarbetaren direkt till beredningen av planen.
Hur man planerar en händelse: ett exempel
Planformuläret utvecklas i enlighet med GOST R 6.30-2003 “Unified documentations systems. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete. " Traditionellt listar planen de typer av arbete för förberedelser och genomförande av evenemanget, tidsfristerna och ansvariga. I början av dokumentet ska anges namnet på organisationen och typ av dokument för godkännande, datum, nummer och plats för förberedelse av dokumentet, godkännandestämpel. Separat upprättade ekonomiska dokument, godkännandeblad och bekanta med dokumentet. I form av ett diagram ser det ut så här:
|
Jag godkänner det --------------- --------------- (chef för företaget) ------------------------------------- (Fullt namn) (Signature) |
|||
|
Handlingsplan för förberedelser och uppförande -------------------------------------------------- ---- (evenemangsnamn) |
|||
|
datum: Lokal: Syftet med händelsen: |
|||
| nummer | Typer av arbete | period | ansvarig |
| 1. | Skapande av organisationskommittén | 2014/12/15 | Fullständigt namn |
| 2. | Utarbeta ett kulturprogram | 2014/12/15 | Fullständigt namn |
| 3. | … | ||
Planen kan också innehålla kolumner "resultat" och "anteckningar".
Den upprättade planen diskuteras med företagsledningen, godkänns och kommuniceras till anställda. Ansvariga personer sätter sina signaturer på förteckningsbladet och får en kopia av planen. Efter det frågan: "Hur ska jag utarbeta en handlingsplan?" anses stängd.
Som regel hålls evenemang flera gånger per år, så en evenemangschef eller annan specialist måste utarbeta en årlig handlingsplan. Hur tar jag fram en handlingsplan för året?
Årsplan
Innan du fortsätter med utarbetandet av den årliga planen måste du analysera företagets aktiviteter under det gångna året. Baserat på resultaten från analysarbetet sammanställs en rapport, vars innehåll kommer att sätta mål för de kommande 12 månaderna. Händelserna i det nya kalenderåret syftar till att uppnå exakt dessa mål.
Händelser planeras per månad. Hur många evenemang som ska genomföras varje månad - beslutar företaget. Allt beror på målen och pressande problem. Engångs-, periodiska och pågående aktiviteter planeras. Engångshändelser inkluderar särskilt inköp av utrustning från ett utländskt företag. Den aktuella händelsen hålls också en gång men tar längre tid. Periodiska händelser upprepas vid ett specifikt tidsintervall. Detta kan vara personalutveckling (konferenser, seminarier, webbseminarier), utveckling och implementering av projekt, företagsevenemang och mer. Alla händelser ska logiskt överensstämma med varandra om händelsens genomförbarhet, ämne och tidpunkt.
Årlig planform
Årsplanen upprättas i form av en allmän arbetsplan eller tidsplan. Ibland är båda alternativen lämpliga (till exempel om artisterna arbetar i olika organisationer). Låt oss överväga dessa typer av planer mer detaljerat.
I den allmänna årsplanen anges serienummer, händelsens namn, tidsfrister, resultat, chefer och en anteckning. Kapitlet "Resultat" anger produkten från specialisternas aktiviteter: ett process- eller mekanismdiagram, ett färdiggjort projekt, en rapport, ett paket med dokument etc.
| nummer | Namn på händelse | resultat | period | artister | anteckningar | ||||
| början | slutar | Ltd. | JSC | UAB | |||||
| 1. | Internationell konferens | Samling av sammanfattningar | 15, 01 | 17, 01 | Fullständigt namn | Fullständigt namn | Fullständigt namn | Studenter vid specialiserade universitet är involverade | |
| 2. | Presentation av en ny ostsort | Rapport om presentationen av en ny ostsort | 16, 02 | 17, 02 | Fullständigt namn | Fullständigt namn | Fullständigt namn | Företagens teknologer är involverade | |
| 3. | … | ||||||||
När man sammanställer en tidsplan anges aktiviteter för varje månad. Korsningen mellan namnet på evenemanget och månaden är målad. Ett dokument kan se ut så här:
| nummer | Namn på händelse | resultat | artister | 2014 år | anteckningar | ||
| januari | februari | mars | |||||
| 1. | Internationell konferens | Samling av sammanfattningar |
Ltd. JSC UAB |
||||
| 1, 1. | Förberedelse av ett nyhetsbrev | Informationsbrev | Kontorschef | ||||
| 2. | Presentation av en ny ostsort | Rapport om presentationen av en ny ostsort | |||||
| 2, 1. | Beredning av broschyrer | broschyrer | Marknadsavdelning | ||||
Utöver den årliga planen utvecklas en grund för åtgärder, rapporterings- och kontrollformer samt bilagor. Ansökningar inkluderar:
- finansiella poster;
- kommunikationsplan, annat evenemangsstöd;
- riskanalys.
Alla ovanstående planer är för vuxna. Men olika evenemang hålls med barn. Mönstren för att planera för killarna är ungefär samma, men det finns vissa funktioner.
Hur man gör en handlingsplan för barn
Händelsen för unga medborgare skiljer sig från den för vuxna, främst, utbildnings- och (eller) hälsoförbättrande orientering. Ansvariga är utsedda lärare, psykologer, underhållare, bibliotekarier, rådgivare i hälsoläger och andra specialister som arbetar med barn. Händelsens detaljer beror på barnens ålder och uppsatta uppgifter. Tänk på funktionerna i evenemangsplanering i en förskola, skola, bibliotek och rekreationsläger.
förskole
Dagisaktiviteter är en del av årsplanen. Tillhandahålls för:
- matinéer (tematiska datum och semesterdatum);
- sportlov;
- dagar och veckor med hälsa (inkluderar olika aktiviteter);
- föräldramöten etc.
För var och en av dessa aktiviteter utarbetas en plan eller ett scenario som godkänns av chefen och avtalas med hennes biträdande. Ange händelsens namn, syfte, uppgifter, tid och plats för händelsen, utrustning, inventering, händelsens gång (i skriptet) och de ansvariga. Här är ett exempel på att utforma en handlingsplan för Health Day:
|
Jag bekräftar: chef för --------------- (Fullständigt namn) "____" ______________ 2014 |
|||
|
enats om: Biträdande chef för OIA ------------------------------ (fullt namn) "____" ______________ 2014 |
|||
| Handlingsplan för hälsodagen (datum) | |||
| Tid och plats | Händelsens namn | Gruppen | ansvarig |
|
8.00 - 8.30 Idrottsplats |
Morgon gymnastik | Alla grupper | Grupppedagoger |
|
10.00 -10.30 Idrottshall |
Relälopp | Äldre grupp | Lärare för fysisk utbildning, grupppedagog |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 simbassäng |
Sport fritid "Neptune kom till oss" | Mittgrupp | Siminstruktör, sjuksköterska, grupppedagog |
| Under dagen | Fotorapport från hälsodagen | Alla grupper | Grupplärare, assistentlärare |
Beroende på händelsens detaljer kan de förväntade resultaten anges (minskning av förekomsten av elever, bildandet av idéer om en hälsosam livsstil hos barn, en ökning av föräldrarnas pedagogiska kultur etc.).
Scenariot för evenemanget för förskolebarn är spel, föreställningar baserade på sagor, magiska trick, attraktioner. Det är viktigt att semestern är intressant, rolig, levande och viktigast av allt - användbar för barn.
skola
Aktiviteter för elever planeras under skolåret och under semestern. Handlingsplanerna sammanställs av rektor, klasslärare, fysisk lärare, organiserande lärare och psykolog. De planer som utarbetats av lärarna kontrolleras och godkännas av rektor. Målen och målen för evenemanget planeras, förväntade resultat, de ansvariga utses. Vid planering tas hänsyn till barnens ålder, deras intressen, problem i klassen (akademiska prestationer, beteende, relationer i teamet, etc.) samt objektiva faktorer (säsong, typ av bosättning, särskilt terräng, klimat, etc.), minnesvärda datum. I enlighet med detta hålls evenemang med teman "Riddare och prinsessor", "Bekännelse med musikteatern", "Sommarsemester", "De kämpade för hemlandet" och andra. Det viktigaste är att barn ska vara intresserade. Studenterna själva deltar också i att förbereda och planera evenemanget. Hur gör jag en handlingsplan? Provet presenteras i tabellen.
|
Jag godkänner det Rektor nr --------------------------- (fullt namn) |
||||
| Utbildningsplan för höstlov | ||||
| nummer | åtgärd | datum | klass | tid |
| 1. | Besök på Musical Comedy Theatre | 2013/10/28 | 11 | 4 p.m. |
| 2. | Operation Cure a Book | 2013/10/29 | 5-6 | 12, 00 |
| 3. | … | |||
Barnbibliotek
Bibliotekets personal ser till att barn läser mer och älskar böcker. För detta ändamål hålls litterära kvällar, frågesporter, auktioner etc. Hur upprättar man en handlingsplan i biblioteket? Detta arbete utförs i flera steg. Händelsens tema väljs, dess syfte och åldersinriktning bestäms. I enlighet med deltagarnas ålder väljs litterära verk, ett manus utarbetas.
Bibliotekarier glömmer inte reklam: affischer, broschyrer, inbjudningar görs. En viktig punkt är beredningen av illustrativt material. Händelsen själv spelas in, analyseras och marknadsförs i media. Planformen kan vara något liknande:
| nummer | Händelseform | Händelsens namn | Publiken | datum |
| 1. | anten | Alla hjärtans dag | Gymnasieelever | 14, 02 |
| 2. | Fråga och svar kväll | "Vem vet fler berättelser?" | Förskolebarn och grundskolestudenter | 18, 03 |
| 3. | … |
